Testimonianze

Un frammento di ghiaccio a Torino

“Un frammento di ghiaccio a Torino” … è il claim con cui si presenta il nuovissimo grattacielo sede di Banca Intesa San Paolo a Torino. Firmato dall’archistar Renzo Piano, l’edificio ha rimodellato la skyline del capoluogo piemontese ed è il frutto di un importante lavoro di progettazione che risponde ai principi della nuova architettura green e sostenibile. Nei suoi 40 piani (35 in altezza più 5 sotterranei) ospita gli oltre 2mila dipendenti della sede centrale del più grande gruppo bancario italiano (il settimo al mondo per importanza), ma anche centri di ricerca e numerose start up innovative finanziate e sostenute in parte dalla stessa banca. Una di queste start up, ospitata al trentacinquesimo piano, è il ristorante gourmet Piano 35. Affidato alle mani esperte di chef Ivan Milani che coordina uno staff di giovani ed entusiasti collaboratori. Anche qui, in quello che viene definito il ristorante più alto d’Italia (si trova a oltre 150 metri di altezza dal suolo) e dove si sta alacremente lavorando con il dichiarato obiettivo della stella Michelin, i prodotti di punta di E-Group sono stati scelti per rendere più efficace la gestione di due elementi chiave per il successo del ristorante come le prenotazioni e la gestione della cantina. Abbiamo voluto ascoltare a questo proposito Dario Fadda, che si occupa della comunicazione e del rapporto con la clientela (inclusa dunque la gestione delle prenotazioni) e il sommelier Mirko Feroce (sommelier e responsabile della cantina) per farci raccontare da loro quale è stato l’impatto di PRENOTA-WEB e di ENOWEB nella loro giornata di lavoro.

Dario Fadda è il responsabile dell’ufficio prenotazioni del ristorante Piano 35 e dell’annesso lounge bar. La sua vicenda professionale è particolarmente interessante perché nel giro di poche settimane ha potuto cambiare completamente le sue mansioni. Assunto per occuparsi esclusivamente della gestione delle prenotazioni si è ritrovato in breve tempo - grazie ad PRENOTA-WEB - con la necessità di dover riprogettare nella quasi totalità la sua giornata di lavoro e ha deciso così di riqualificare il suo contributo alla gestione del ristorante. Oggi continua ad essere responsabile delle prenotazioni ma è soprattutto la persona che si occupa di gestire la comunicazione delle due attività ristorative (Piano35 e Lounge Bar Piano35) in particolare in Rete e sui social network.

Gli chiediamo allora di spiegarci meglio come e perché PRENOTA-WEB ha cambiato il suo modo di lavorare?

“Il ristorante ha aperto nel giugno del 2016 e io sono arrivato appena un mese dopo. La situazione organizzativa era ancora tutta in divenire. Non esisteva un sistema di prenotazioni vero e proprio. Venivano utilizzate la posta elettronica (la nostra e-mail a campo libero) e il telefono. Come gestionale c’era già la parte di back end di PRENOTA-WEB (una prima versione gratuita con funzionalità limitate) ma non era ancora stato fatto l’aggiornamento alla nuova versione online.

Detto questo però bisogna anche ricordare che l’apertura del nostro ristorante e della nuova sede di Banca Intesa nel contesto del grattacielo del futuro progettato da Renzo Piano ha rappresentato per la città di Torino un evento di grande rilevanza. C’era molta attesa intorno a questa novità e ciò si è tramutato per noi in una vera e propria ondata di prenotazioni. Tutta la città voleva visitare il nuovo grattacielo e provare, magari anche solo una volta nella vita, il ristorante gourmet che si trovava all’interno. Inizialmente le richieste di prenotazione erano così tante che per poterle leggere, selezionare e sbrigare con tutte le risposte e le conferme del caso impiegavo più di 12 ore al giorno. Pensi che quando sono arrivato ho trovato già un migliaio di e-mail che attendevano una risposta. Per rimetterci in pari e riuscire a sbrigare in giornata le nuove prenotazioni c’è voluto un mese di tempo. Solo per darle un’idea di cosa abbia significato per il mio lavoro poter contare su PRENOTA-WEB e sulla gestione quasi automatica del booking da parte del programma le 12 ore richieste inizialmente sono diventate oggi meno di 15 minuti al giorno. Quando parlo di “gestione quasi automatica” delle prenotazioni mi riferisco al fatto che comunque l’accettazione definitiva di una prenotazione per una nostra scelta specifica passa sempre attraverso un nostro intervento di verifica diretta. Ma mi creda … tutto si fa veramente in pochi minuti. A gennaio, ad esempio, nel periodo di chiusura del ristorante, ho continuato a seguire le prenotazioni da casa, controllando ogni due giorni e le assicuro che in capo al massimo ad un quarto d’ora finivo tutto il lavoro e questo senza che avessimo registrato nessun calo sul numero delle prenotazioni che continua ad essere quello dei primi giorni”.

Come funziona da voi il sistema di prenotazione?

“Oggi abbiamo delle liste di attesa giornaliere con picchi particolarmente elevati (circa un centinaio di persone) il venerdì e il sabato. Sono numeri solo di poco inferiori a quelli che registravamo nelle prime settimane di apertura. Diciamo che oggi per poter cenare da noi è opportuno prenotare almeno con un paio di mesi di anticipo. Anche perché abbiamo deciso di ridurre in parte il numero di coperti. A pieno regime abbiamo la possibilità di fare 60 coperti ma a partire da gennaio abbiamo scelto di rimanere un po’ più bassi perché riteniamo prioritario non avere flessioni per quanto riguarda la qualità del servizio e della cucina che non deve avere cedimenti di alcun genere se vogliamo riuscire a raggiungere i traguardi importanti che ci siamo prefissi, quindi ora siamo sui 40 coperti disponibili a cena e un po’ di meno per il pranzo”.

Anche il lounge bar funziona nello stesso modo?

“No perché lo scopo del lounge bar è quello di fungere da elemento per veicolare la nostra filosofia di cucina e di lavoro al maggior numero di persone. Quindi in questo caso soltanto il 40% dei posti sono gestiti attraverso il sistema di prenotazione. Il restante 60 % è lasciato libero a disposizione di chiunque voglia approfittarne. Sostanzialmente la prenotazione riguarda i pochi tavoli del locale ma le consumazioni in piedi sono libere. Chi vuole può venire liberamente poi in base al numero di persone si può aspettare anche una mezz’ora ma in genere riusciamo a soddisfare tutti. Le prenotazioni sui tavoli del lounge bar funzionano in maniera diversa rispetto al ristorante. Qui infatti le prenotazioni sono a tempo e distribuite su più fasce orarie e devo dire che la duttilità del programma è straordinaria e ci consente di gestire molto agevolmente anche la rotazione del tavolo nel corso delle diverse fasce orarie”.

Che tipo di clientela frequenta il Piano 35?

“Oggi i clienti del nostro ristorante sono di fascia medio alta. Come le dicevo in precedenza parlando anche della scelta che abbiamo fatto di ridurre il numero di tavoli per poter mantenere uno standard elevato di servizio e di cucina abbiamo fatto questa scelta molto precisa. Inizialmente le persone che si presentavano da noi erano un po’ di tutti i tipi. Anche persone che solitamente non si concedono una cena o un pranzo in un ristorante gourmet venivano soprattutto per la curiosità suscitata dall’apertura del grattacielo. Insomma magari anche solo per una volta nella vita volevano concedersi il piacere di poter mangiare da noi. Ora la clientela si è orientata verso una tipologia più coerente con la nostra proposta di ristorazione”.

Come è stato il vostro rapporto con i tecnici di e-Group?

“Ottimo. Davvero. Ho trovato in questi ragazzi una grande disponibilità. La cosa straordinaria è stata che dopo avere acquistato e installato il programma non ci hanno lasciato da soli. Anzi, abbiamo dato inizio ad un fitto scambio di informazioni, abbiamo chiesto e ottenuto integrazioni di nuove funzionalità e personalizzazioni di funzionalità esistenti. E ancora oggi dopo diversi mesi il lavoro di “aggiustamento” sulle nostre specifiche esigenze è ancora in corso”.

Senza scendere eccessivamente nel dettaglio ci può dire qualcosa di più su queste personalizzazioni?

“Ma in realtà non si è trattato di andare a colmare delle carenze del programma quanto piuttosto di renderlo coerente con la nostra visione di ristorazione. Alcune di queste integrazioni sono molto tecniche. Posso citare ad esempio le modifiche chieste al sistema di prenotazione nel caso di utilizzo della carta di credito. Qui in origine non era prevista, l’autorizzazione finale da parte nostra per rendere effettiva la prenotazione, adesso invece il ristoratore può scegliere se desidera mantenere la versione con il compimento della prenotazione in automatico per chi fornisce la carta di credito oppure - come nel nostro caso - subordinare la conferma della prenotazione a una verifica diretta da parte del nostro personale. E poi tantissime personalizzazioni - in particolare nelle pagine del sito dove si trova il modulo di prenotazioni ospitate da E-Group - che sono emerse da un confronto quasi continuo. Il risultato è che oggi sento questo programma profondamente mio perché ha cambiato il mio modo di lavorare adeguandosi alle mie esigenze”.

Infine vorrei chiudere la nostra chiacchierata con una curiosità personale? Come impiega oggi le 12 ore giornaliere che PRENOTA-WEB le ha consentito di risparmiare?

“Beh sostanzialmente ho cambiato lavoro. Prima la mia unica mansione era quella di responsabile delle prenotazioni ma oggi, fatto salvo che per una nostra scelta abbiamo comunque deciso di mantenere una persona sempre disponibile per rispondere al telefono, le mie mansioni sono completamente cambiate e dopo aver rapidamente sbrigato i compiti relativi alla supervisione delle prenotazioni giornaliere mi posso dedicare in particolare agli aspetti che riguardano la comunicazione della nostra struttura, al sito internet, ai testi che attraverso il sito raccontano la nostra realtà, alla organizzazioni di eventi e serate speciali. In pratica oggi svolgo un lavoro del tutto nuovo certamente più stimolante e ricco di soddisfazione”.

Piergiovanni Mometto [www.mometto.net]

 

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