Testimonianze

Il sogno che diventa realtà

Intervista a Vittoria Klugmann responsabile Comunicazione Eventi e Segreteria presso il ristorante L'Argine a Vencò.

Laurea specialistica in Economia Aziendale (con votazione di 110 e lode) all’Università di Trieste sua città di origine, Vittoria Klugmann svolge per oltre 10 anni presso le Assicurazioni Generali il delicato compito di internal auditor. Dal settembre del 2017 ha posto la sua esperienza organizzativa al servizio del ristorante L’Argine a Vencò, creatura della sorella maggiore Antonia. Nel percorso di organizzazione e razionalizzazione amministrativa del ristorante è Vittoria che sceglie di introdurre PRENOTA-WEB per la gestione delle prenotazioni online. In questa breve intervista ci racconta i motivi di questa scelta.

Ci può raccontare cos’è e cosa rappresenta per lei e la sua famiglia l’Argine a Vencò?

“L’Argine a Vencò si trova nel cuore del Collio friulano a Dolegna del Collio, a pochi passi dal confine con la Slovenia. Lavoriamo in un territorio famoso per la produzione di vino e siamo letteralmente circondati dai vigneti.

Mia sorella Antonia, Chef e proprietaria del ristorante, ha scelto questo luogo perché, oltre ad avere delle grandi potenzialità sotto il profilo turistico, ha molte affinità con Trieste, la nostra città di origine. Si tratta di un territorio transfrontaliero in cui il confine si è mosso tante volte nel corso della storia senza impedire la comunicazione tra le diverse nazioni che lo abitano. 

E’ il luogo ideale dove Antonia può esprimere le potenzialità della sua cucina. La sua filosofia punta a valorizzare attraverso la creatività gli ingredienti tipici del nostro territorio. Lavorare in campagna ci consente di essere vicini ai fornitori ed avere la certezza di disporre sempre di prodotti freschissimi. Possiamo approvvigionarci giornalmente riducendo al massimo gli sprechi.

Abbiamo solo sei tavoli corrispondenti a 16 coperti per servizio. Anche questa è una scelta precisa di Antonia che ha voluto previlegiare la qualità e la sostenibilità a 360° della nostra attività.

Accanto al ristorante abbiamo anche una piccola attività di B&B. Quattro camere che sono esclusivamente al servizio dei clienti del ristorante. Questo perché la maggior parte di loro viene da fuori e ci raggiunge utilizzando l’auto. Grazie alle camere i nostri ospiti possono godere a pieno e senza pensieri della cena e della serata..”

Come si caratterizza il vostro pubblico e da dove proviene principalmente?

“Sostanzialmente il ristorante si può raggiungere solo in auto. È vero che abbiamo a mezz’ora da qui l’aeroporto di Ronchi dei Legionari che serve anche la città di Trieste ma poi per arrivare da noi è comunque necessario il noleggio di un’auto. Stessa cosa si può dire per il treno dato che il ristorante dista circa 7 chilometri dalla stazione più vicina, quella di Cormons sulla linea Udine Trieste.

Per quanto riguarda la provenienza della nostra clientela posso dire che abbiamo una discreta presenza di clientela straniera (circa il 20% del totale). In prevalenza si tratta di austriaci, tedeschi e sloveni. Fino a pochi mesi fa erano veramente rari i clienti di altre nazionalità ma ultimamente registriamo più spesso presenze provenienti da altri paesi europei e anche qualche americano. Il nostro bacino principale è comunque costituito da clienti italiani che percorrono distanze anche ragguardevoli per venire da noi. Diciamo che a grandi linee gli italiani rappresentano circa l’80% anche se poi dipende molto da periodo a periodo perché il Collio (soprattutto in primavera estate) è meta di un importante flusso turistico da Austria e Germania e le presenze straniere si intensificano.”

Come siete venuti a conoscenza di PRENOTA-WEB e perché avete scelto questo programma per gestire le prenotazioni on-line del vostro ristorante?

“A partire da giugno dello scorso anno abbiamo avuto un incremento importante delle prenotazioni. Eravamo arrivati ad un punto tale che era veramente difficile gestire il flusso delle richieste perché il personale di sala non sempre era disponibile a rispondere. In più succedeva che a volte chi prendeva le prenotazioni (via telefono o e-mail) non sempre si trovava fisicamente al ristorante con la possibilità di accedere al libro delle prenotazioni. In conclusione, era davvero molto difficile fare in modo che tutti fossero allineati.

Di conseguenza ho iniziato a prendere informazioni sui diversi sistemi di prenotazione esistenti e - devo essere sincera - ad un certo punto ho cominciato a guardare cosa facevamo i ristoranti italiani con tre stelle Michelin e ho visto che ad esempio Le Calandre utilizzano questo programma. Da qui sono risalita al nome del fornitore e mi è bastato un semplice colloquio con il responsabile per convincermi subito della bontà della scelta.”

In particolare, che cosa l’ha convinta di più?

“Il modo stesso in cui E-Group si è posta nei nostri confronti, il fatto che nonostante le piccole dimensioni fossero in grado di comprendere perfettamente le nostre esigenze e di venirci incontro dando sempre riposte alle nostre richieste.”

L’aumento del flusso delle prenotazioni ha coinciso in particolare con qualche fattore esterno? Penso ad esempio alla stella Michelin oppure alla fama televisiva di Antonia?

“In realtà è stata una cosa molto progressiva. Perché la stella Michelin l’abbiamo ottenuta nel 2015 solo pochi mesi dopo avere aperto. Già quello è stato un buon viatico che ha incrementato le nostre prenotazioni ma da allora la crescita non si è più fermata anche grazie alla notorietà di Antonia che nel 2016 e nel 2017 ha partecipato ad alcuni importanti eventi e congressi di gastronomia che le hanno dato sicuramente una certa notorietà.

La sua successiva partecipazione come giudice all’ultima edizione di Masterchef ha fatto sì che Antonia fosse conosciuta anche dal pubblico televisivo formato non necessariamente da gourmet e da appassionati di cucina d’autore. Alcuni di loro non si sono limitati al ruolo passivo di spettatori e hanno deciso di venirci a trovare e sono stati per noi una sfida molto stimolante. Sono persone molto disponibili ad imparare e soprattutto molto curiose, aperte a vivere nuove esperienze. Anche il pubblico degli appassionati gourmet è, comunque, molto interessante. Si tratta di persone che hanno già provato altri ristoranti stellati ed hanno, quindi, dei riferimenti bene precisi. Si tratta di un momento molto bello per la nostra azienda in cui le aspettative sono alte e noi facciamo di tutto per soddisfarle.”

Tornando a PRENOTA-WEB ci sono stati problemi nella fase di installazione e di primo utilizzo?

“No, Assolutamente. La nostra comunque è una struttura di dimensioni contenute. Ad occuparci delle prenotazioni siamo solo in tre: oltre a me ci sono le due persone che fanno il servizio in sala. Io sono stata coinvolta direttamente nella fase di installazione e di approntamento del programma e poi abbiamo coinvolto il personale di sala. L’interfaccia del programma è molto semplice e intuitiva. Faccia conto che il nostro responsabile di sala è persona di grande esperienza nel mestiere ma certamente poco avvezzo alla tecnologia. Per darle un’idea credo che abbia spedito la sua prima e-mail solo qualche anno fa … e lui oggi usa il sistema quotidianamente. Certo non  fa il grosso del lavoro però lo utilizza, lo fruisce, fa le modifiche quando necessario ed è in grado di fare tutto senza problemi. E questo lo considero davvero un bel successo.”

Utilizzate PRENOTA-WEB principalmente da computer oppure anche da altri device?

“Principalmente da computer. Abbiamo un PC fisso in sala e un portatile che rappresentano i nostri principali strumenti di accesso al sistema.”

Per quanto riguarda la carta di credito che opzione avete scelto di usare?

“Ad oggi abbiamo scelto di non utilizzare l’opzione che il programma prevede e che ci consente di chiedere al cliente un numero di carta di credito a garanzia della prenotazione. Ci tuteliamo dal rischio di no-show tramite una chiamata diretta due giorni prima della scadenza della prenotazione. Pensiamo che ad oggi il pubblico italiano non sia ancora maturo da questo punto di vista e quello che magari all’estero è la normalità da noi viene ancora visto con diffidenza.

Considerati i nostri numeri ancora abbastanza piccoli riusciamo però a gestire il tutto con le telefonate ma questo richiede comunque ore di lavoro.”

Il fatto che le prenotazioni ora sono gestite integralmente dal sistema PRENOTA-WEB vi permette di sapere con un certo anticipo quali sono le esigenze della cucina. Questo ha aiutato anche a migliorare l’organizzazione del lavoro?

“Sicuramente sì però vede noi siamo una piccola realtà e i nostri fornitori sono tutti abbastanza vicini quindi questo che potrebbe essere un problema per una realtà con numeri e caratteristiche diverse dalla nostra non era esattamente una nostra criticità. L’apporto di PRENOTA-WEB è stato fondamentale per consentire un perfetto allineamento delle informazioni fra tutti. Adesso ognuno di noi sa esattamente qual è lo stato delle prenotazioni, quali e quante persone sono previste nella giornata, quali prenotazioni sono state cancellate o spostate, ecc. Prima lavorando con la classica agenda compilata a mano i problemi che insorgevano erano davvero tanti. A volte anche molto banali, nel senso che magari non si riusciva a leggere bene un numero scritto a mano. Cose anche banali come un 8 che diventava 3 o viceversa ma nel contesto di una prenotazione potevano dare vita a spiacevoli incomprensioni e questo ci costringeva a verificare di nuovo la prenotazione. Ogni persona aveva il suo modo di annotare le cose e l’errore era sempre dietro l’angolo.

Oggi invece abbiamo davvero tutto sotto controllo anche per quanto riguarda le informazioni che riguardano il cliente: scelte alimentari, allergie, indirizzo e-mail, numero di telefono e così via.”

L’Argine a Vencò non compare fra i ristoranti prenotabili attraverso i principali servizi di booking online. È una vostra scelta?

“Sì, certamente si tratta di una scelta precisa che abbiamo fatto in considerazione delle nostre dimensioni contenute. Avere più fonti di ingresso delle prenotazioni ci complicherebbe le cose piuttosto che facilitarle. Inoltre, la soluzione proposta da PRENOTA-WEB si è adattata molto bene alla nostra struttura che prevede la possibilità per i clienti di abbinare la doppia prenotazione ristorante + camera. Direi che anzi in questo momento il nostro obiettivo è di convogliare il più possibile verso il sito e PRENOTA-WEB anche quei clienti che preferiscono ancora usare il telefono e la mail. È la soluzione più pratica e conveniente per noi e per il cliente che con la e-mail automatica di conferma ha la certezza che abbiamo preso in carico la prenotazione.”

Per chiudere la nostra conversazione cosa si sente di dire in particolare ai suoi colleghi che magari in questo momento stanno cercando una soluzione per migliorare il servizio prenotazioni del loro ristorante?

“Le cose che dal mio punto di vista ho trovato più entusiasmanti sono in particolare la semplicità di utilizzo del programma e quindi il fatto che nessuno dei nostri collaboratori ha avuto difficoltà nell’iniziare ad usarlo e credo che anche dal lato cliente questo elemento sia importante. Fondamentale poi il risparmio di tempo da dedicare alla gestione delle prenotazioni. Anche se - come le dicevo prima - noi abbiamo voluto conservare la prassi della telefonata di conferma al cliente posso dire che complessivamente i tempi di gestione delle prenotazioni rispetto a prima sono più che dimezzati.

E poi infine mi lasci dire che il valore di un prodotto spesso è dato dalle persone che ci stanno dietro e da questo punto di vista noi ci siamo trovati fin da subito molto, molto bene con il personale di E-Group, sia per la capacità di ascoltare le nostre richieste ma anche per il grado di comprensione delle nostre problematiche.

Nota a margine. La notizia è di oggi (22 maggio 2018, tre giorni dopo questa intervista a Vittoria Klugmann) ed è un po’ un colpo al cuore per tutti i telespettatori che nei mesi scorsi hanno imparato a conoscere, apprezzare e amare per le sue qualità umane la nuova giudice di Masterchef Italia, Antonia Klugmann. Antonia lascia il programma televisivo di cucina più visto e amato dagli spettatori italiani.

Masterchef ha rappresentato uno snodo fondamentale per trasformare molti colleghi di Antonia e lei stessa in vere e proprie star della televisione. Perché allora ha deciso di lasciare? Semplice. Per amore del suo ristorante, per continuare a rincorrere il suo sogno e perché se proprio deve scegliere tra la fama e la possibilità di inseguire i propri sogni ogni cuoco che si rispetti sceglie questi ultimi.

"Sono la cuoca di un piccolo ristorante in mezzo alla campagna, con sedici coperti e un orto da curare - ha dichiarato Antonia Klugmann a SKY Italia per spiegare la sua scelta. Se sto in TV devo lasciare il mio ristorante. Dobbiamo fare i lavori di ristrutturazione a giugno, devo essere presente".

Allora è proprio vero, un sogno si può realizzare, ma il difficile è farlo vivere, farlo diventare realtà, e Antonia Klugman ha anteposto il suo sogno alla fama televisiva.

E allora cosa possono fare i tanti fan e orfani della giudice Antonia Klugmann? Semplice. Andare sul sito del suo ristorante (www.largineavenco.it) e regalarsi una memorabile vacanza in un luogo da sogno e l’ebrezza di provare dal vivo (e dal vero!) la cucina della loro beniamina.

PRENOTA-WEB è stato creato proprio per questo.

[foto di Francesco Orini]

Pubblicato il 6 giugno 2018

Piergiovanni Mometto [www.mometto.net]